Trazabilidad
Revisión 1.00 – 08/11/2018
Gestión de trazabilidad.
Nota importante: Desde el principio la trazabilidad en Xgest se diseñó como que una partida se asociaba a una sola línea de entrada, descontando de la misma las sucesivas salidas.
Esto normalmente es correcto, pero nos hemos encontrado con ocasiones en donde puede haber entradas negativas correspondientes a la devolución de parte de los productos de esa partida o entradas adicionales correspondientes al mismo lote que deben sumarse a esa partida.
Por ello se han desarrollado una serie de cambios en la gestión de trazabilidad para permitir que se puedan adjuntar líneas de entrada (tanto positivas como negativas) a una partida existente, cambiando la cantidad total de la misma.
Qué es la trazabilidad.
Según el Comité de Seguridad Alimentaria de AECOC:
“Se entiende trazabilidad como el conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas.”
Normalmente en nuestro trabajo diario la usamos para relacionar lotes de productos recibidos con sus ventas o fabricaciones, para saber en cada momento la procedencia del producto que suministramos a nuestros clientes, sea tal como lo recibimos o como componente de un producto que integramos / fabricamos. Con ello podremos hacer frente por ejemplo a una alerta por la que haya que retirar o controlar ciertos lotes de producto por cualquier tipo de incidencia.
Gestión de trazabilidad en XgestEvo.
En Gestión / Datos Generales de Configuración / Nº Serie/Trazabilidad podemos configurar el comportamiento de la gestión de trazabilidad en nuestra empresa:
El parámetro principal es el de Usar Trazabilidad por Artículos Separados en lugar de por Familias, por defecto configurado a “S” que es lo más habitual (la trazabilidad así se controla producto a producto, si ponemos una “N” se controlará por familia, es decir, podemos dar entradas de lotes en un producto y las salidas en otros productos de la misma familia, se usa por ejemplo para canales de carne, entra un canal y salen distintos productos del despiece).
Configuración de las familias.
En Gestión / Archivos / Clasificaciones de Artículos / Familias de Compras indicaremos qué familias de compras están sujetas a trazabilidad y definiremos los datos a introducir en las mismas. Normalmente se introduce el LOTE y la FECHA DE CADUCIDAD, aunque podemos configurar más campos a introducir a nivel de cada familia de ser necesario.
En la tabla de artículos configuraremos en familia de compras la familia a que corresponde, y en base a ello, si dicha familia está marcada como que está sujeta a trazabilidad automáticamente nos pedirá el alta de lotes al dar las entradas y la asignación de lotes en las líneas de albaranes de ventas.
Entradas de productos a almacén.
Cuando creamos una entrada, al usar en la misma un producto sujeto a trazabilidad, automáticamente nos muestra el formulario para introducir los datos de la nueva partida a crear.
Aquí podemos pulsar el botón “Asignar a una partida existente” para que nos muestre el formulario de selección y nos permita asignar la línea de entrada a una partida que ya hemos creado anteriormente. Con ello podemos incluir devoluciones (en negativo) o nuevas entradas de un mismo lote. La cantidad de la partida se actualiza en base a ello automáticamente.
Si introducimos el lote y comprueba que ya existe una partida de ese mismo producto con el mismo lote, nos lo indica y nos da la opción de asignar la línea de entrada a ese lote ya existente, o bien podemos crear una nueva partida si así lo decidimos.
Si estamos modificando una línea con trazabilidad, pulsando el botón {F10}-Trazabilidad podemos acceder a su partida para revisarla.
Ventas de productos con trazabilidad.
Al crear los albaranes de venta a clientes, cuando introduzcamos una línea de producto sujeto a trazabilidad automáticamente nos mostrará la pantalla de asignación de partidas de trazabilidad con todas las partidas que aún no están liquidadas para que le asignemos a qué partida o partidas corresponde el material que servimos seleccionando la partida o poniendo la cantidad de cada partida que servimos en la casilla correspondiente y pulsando Asignar Partida(s). Si corresponde a más de una partida dividirá la línea del albarán en varias líneas, una por cada partida con su cantidad.
Cuando estamos modificando una línea de albarán podemos pulsar el botón Trazabilidad para acceder también a esta pantalla para cambiar la asignación de partida o desasignar dicha partida con el botón correspondiente.
Gestión de partidas, listados, etiquetas…
Desde la opción Gestión / Clientes / Gestión de Trazabilidad accedemos al formulario de selección de las distintas opciones para la posterior gestión de la trazabilidad de nuestros movimientos.
Podemos entrar a la pantalla principal de gestión de Partidas de Trazabilidad, que incluye la mayoría de las opciones que necesitaremos para consultar, mantener y listar nuestras partidas, así como a otras opciones para listar y etiquetar trazabilidad y sus composiciones de integraciones / fabricaciones
Partidas de Trazabilidad – Buscador de Partidas.
En la opción principal de trazabilidad podemos filtrar entre fechas de partidas, fechas de caducidad, texto contenido en lotes, artículos, etc., si queremos todas las partidas, las liquidadas o las activas, filtro de familia y filtro de artículo para ver la lista de las partidas que cumplen el criterio.
En la rejilla izquierda y en la parte inferior nos muestra los datos principales de dichas partidas. Desplazándonos sobre la lista iremos viendo el detalle de entradas y salidas de cada una y la composición de su stock restante en base a cada movimiento.
En la parte inferior tenemos los botones para editar la partida seleccionada, liquidarla o reactivarla, acceder al informe de integración/fabricación si esa partida es de un producto fabricado (accede a la pantalla para listarlo con la partida preseleccionada) y el botón Listar Trazabilidad que nos emite un listado de todas las partidas mostradas en la rejilla de la izquierda con todos sus desgloses de movimientos de entradas, salidas y la composición de su stock restante, con el detalle de a quién se ha comprado y vendido cada movimiento, su fecha y su tipo.
En las siguientes capturas podemos ver un ejemplo del listado y otro ejemplo del Informe de Integración de una partida de una integración/fabricación.
