Protección de datos
Revisión 1.20 – 25/05/2018
Protección de Datos – RPGD.
Para cumplir con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RPGD) en lo relativo a los envíos de e-mails, es necesario que los receptores de dichos e-mails nos autoricen a enviárselos, con en fin de evitar envíos no deseados.
Para facilitar la recogida y gestión de estas autorizaciones, hemos desarrollado un proceso que nos ayuda a enviar e-mails de petición de confirmación de todas las direcciones que tenemos en la aplicación y recoger la autorización o no autorización de cada uno de los destinatarios en un registro que identifica la fecha, hora e IP desde la que se ha ejecutado el proceso de conformar/no conformar el envío.
Este servicio es gratuito para todos nuestros clientes y se aloja en nuestro servidor web, creando una base de datos individual para cada cliente que se sincroniza más adelante con la base de datos particular de cada uno por medio de una conexión desde la aplicación.
A continuación explicamos el funcionamiento de esta aplicación dentro de XgestEvo.
Desde la opción Gestión / CRM / RGPD accedemos al formulario de Gestión de Autorizaciones de RGPD.
Desde el botón de Recibir datos pendientes del Servidor podemos sincronizar nuestros datos locales con el registro de las conformidades / no conformidades de los e-mails a los que lo hemos solicitado. Esto es imprescindible, ya que se trabaja sobre los datos locales, si hay autorizaciones que no se hayan sincronizado no nos constará hasta que hagamos esta sincronización.
Esta opción realmente tiene poca utilidad, ya que en las últimas versiones se ha incluido en la pantalla de gestión de autorizaciones, que incluso las actualiza automáticamente en el momento en el que entramos.
En el formulario Gestión de Autorizaciones podemos ver todos nuestros e-mails de clientes, proveedores y contactos.
Podemos filtrar si queremos solo clientes, proveedores, contactos de clientes, contactos de proveedores u otros contactos (que no corresponden a ningún cliente ni proveedor). También se puede filtrar si queremos ver o no los e-mails autorizados, no autorizados y los pendientes y podemos introducir un texto que nos busca dentro de los e-mails o de los nombres si buscamos uno en concreto.
También se puede seleccionar todos o anular todas las selecciones por medio de los botones de la parte superior, o seleccionar uno a uno los registros que deseemos.
Para poder recoger las autorizaciones de los nuevos registros de clientes y proveedores, también tenemos un filtro de fecha donde podemos seleccionar que solo se muestren los creados a partir de una fecha concreta.
De cada dirección de e-mail nos muestra su estado (autorizado, no autorizado o pendiente), la IP desde donde se ha autorizado y la fecha y hora de autorización.
En la parte inferior nos muestra el recuento de las cantidades de seleccionados, autorizados, no autorizados, pendientes y el total general.
Existe una plantilla del e-mail a enviar de formato estándar, pero podemos modificarla para adaptarla como deseemos pulsando sobre el campo donde muestra el texto de dicha plantilla de e-mail.
Con la opción Sincronizar datos con el servidor actualizaremos nuestros datos locales con los últimos cambios recogidos por el servidor y recargará la lista.
Una vez que tengamos registros seleccionados, se nos activará el botón inferior izquierdo “Enviar Mails de SOLICITUD DE CONFORMIDAD”. Si lo pulsamos nos pedirá conformidad, si lo aceptamos nos lleva al formulario de Envío de Circulares por e-mail donde ya tendremos preparada la circular para enviarla directamente con solo pulsar el botón “Enviar”.
Con estos procesos, podemos enviar o reenviar la solicitud de autorización de protección de datos en cualquier momento que deseemos, por ejemplo a los clientes o proveedores nuevos de las que no la tengamos aún teniendo registros de toda la actividad de autorizaciones/ no autorizaciones de cada e-mail.
Además, podremos incluir los botones de Autorizar e-mail, NO Autorizar e-mail y Manejar la Suscripción en todas las circulares que diseñemos para enviar simplemente incluyendo en su diseño las nuevas variables $$botonaceptar, $$botonrechazar y $$botongestionar. No solo sirve para los mail de solicitud de aceptación de envío:
Los destinatarios recibirán un correo de este estilo, desde donde podrán gestionar su conformidad / no conformidad pulsando en los enlaces del mismo.
Pulsando sobre las opciones, llevará al cliente a una pantalla similar a esta, desde la que podrá ver y controlar el estado de autorización de su e-mail y ver su historial de autorizaciones en la parte inferior.
