Hosting oficial de bases de datos de XgestEvo
Bases de datos de XgestEvo.
Instalar y configurar un servidor en un equipo propio para dar servicio de base de datos a los puestos locales en la red es muy fácil con XgestEvo, ya que la instalación guiada hace fáciles procesos como la instalación y configuración de la base de datos Mariadb / MySQL que de hacerlo de forma manual serían bastante más complicados para alguien sin determinados conocimientos técnicos.
Esta base de datos local es totalmente responsabilidad del cliente, ya que es el único que puede acceder a la misma y está obligado a mantenerla en óptimo estado de funcionamiento.
Vamos a analizar las principales ventajas e inconvenientes de mantener nuestros datos en modo local y en modo remoto.
Bases de datos en modo local.
Ventajas.
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La velocidad de acceso en modo local es más rápida que el acceso remoto.
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Se tiene control total de los datos. Solo podrán acceder a los mismos las personas que autorice el propietario.
Inconvenientes.
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Hay que mantener un servidor que siempre esté conectado, al menos siempre que necesitemos trabajar con la aplicación desde cualquier puesto local o remoto.
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Este servidor preferiblemente debería tener configurada una IP fija para que no cambie si cambiamos el router o cualquier servidor DHCP que usemos, lo que lo dejaría inaccesible teniendo que reconfigurar los puestos cuando se hagan cambios en la red que cambien la misma.
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Tenemos que mantener copias de la base de datos actualizadas y fuera de la red local ante un posible problema de fallo, destrucción o robo del servidor.
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Si necesitamos acceder a la base de datos desde el exterior (teletrabajo, delegaciones externas, viajes, etc.), es necesario abrir un puerto de conexión en el router que proporciona acceso a internet a la red local. Para ello hay que tener acceso a la configuración de dicho router (usuario y contraseña), ver cómo se configura (cada marca es distinta), tener posibilidad de hacerlo directamente (hay proveedores que comparten IP y no es posible o hay que contar con ellos). Para ello es necesario un técnico y los datos de acceso a la configuración del router, además de que el operador permita esto (a veces hay que pagar aparte por tener una IP única).
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Si cambia algo de la red (a menudo por cambio, avería o reconfiguración del router de acceso a internet o cambio de proveedor) hay que volver a configurar el acceso externo y posiblemente los puestos locales.
Desde siempre, en XgestEvo hemos prestado una gran atención en facilitar al máximo la creación y gestión de copias de seguridad, introduciendo procedimientos como el servicio de copias en configurable en cada puesto de trabajo y un servicio gratuito de copias en la nube para los clientes que lo deseen usar.
Todo esto está funcionando bastante bien, pero nos es IMPOSIBLE saber lo que el usuario final configura o no, por lo que es dicho usuario final el único que puede comprobar que sus datos están siendo respaldados de forma periódica y adecuada.
Las copias rotativas en la nube son muy útiles y han salvado los datos de algunos clientes (casi siempre por virus que les han encriptado el disco), pero solo copian los datos base, si se tienen fotos de artículos o documentos en la gestión documental, se perderían, ya que estos datos no se copian debido a la alta capacidad y el mucho tiempo necesarios para ello.
Base de datos en hosting remoto oficial de XgestEvo.
Ventajas.
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Se puede acceder a cualquier hora y desde cualquier lugar del mundo, no hay diferencia si se conecta desde casa, de una delegación, un hotel, etc. (la velocidad de respuesta depende de la conexión a internet).
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El alojamiento es en bases de datos administradas de Amazon Web Services (AWS). Esta es mayor empresa del mundo (y con mayor experiencia) de gestión de servicios en la nube.
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Es el sistema de Amazon el que cuida la disponibilidad de las bases de datos.
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Este sistema administrado por Amazon mantiene copias de seguridad de SIETE DÍAS hacia atrás en intervalos de cinco minutos. Es decir, en un caso extremo, podríamos restaurar una base de datos de un cliente a cualquier punto de esos últimos siete días. Hay que tener en cuenta que esto, en caso de ser necesario, nos obliga a restaurar en un servidor temporal adicional TODAS LAS BASES DE DATOS DE TODOS NUESTROS CLIENTES EN LA NUBE, por lo que se tardarían horas en poder acceder a dichos datos de copia, pero da una seguridad que aunque no sea de uso habitual está disponible para un caso de emergencia.
Inconvenientes.
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La velocidad de acceso es normalmente más lenta que en un servidor en red local. Depende sobre todo de la velocidad de conexión a internet que tengamos en nuestro ordenador local.
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Los datos están en un servidor externo a la empresa.
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Si no tenemos acceso a internet no podemos acceder a los datos. Es útil tener una forma de conexión alternativa (por ejemplo, por móvil 4g).
Actualmente, con el acceso rápido a internet ampliamente disponible y los servicios en la nube provistos por grandes empresas especializadas (como Amazon AWS), es posible ofrecer por un precio razonable un servicio de alojamiento de datos (hosting) de calidad con un rendimiento, fiabilidad y seguridad que antes eran imposibles.
También es posible alojar la base de datos en un servidor de hosting distinto para poder acceder desde múltiples localizaciones. En tal caso las prestaciones dependerán de dicho hosting. Este caso, como el hosting en modo local, dependerá totalmente del cliente que es quien tiene que cuidar de la integridad de sus datos.
Configuración del hosting remoto oficial de XgestEvo.
Contratación del Hosting.
Consulte con su distribuidor el precio de la opción de hosting (en función de la capacidad que necesite) y, si lo decide, solicítele la activación del hosting para su licencia.
Migración al Hosting.
Una vez contratado, tendrá una base de datos creada en el hosting oficial, y recibirá un nombre de usuario (tipo “XHOST-4803-026-RGHKL”) y una contraseña (tipo “1234-5678-9012”).
Debemos asegurarnos de que no haya ningún usuario conectado, ya que vamos a crear una copia de los datos y pasarlos a otro servidor, y si se hace cualquier cambio después de la copia se perderá.
Nos conectamos como usuario SUPERVISOR a la aplicación (si no está actualizada, actualizarla en ese momento y volver a conectar), actualizamos la licencia y accedemos a la opción
Utilidades -> Gestión de la Instalación -> Migración de la instalación a hosting de Xgest:
Nos mostrará este formulario (puede tardar un poco en acceder, ya que tiene que calcular el tamaño de la base de datos):
En este caso nos indica que el hosting está activado, que la base de datos local tiene un tamaño de 0.87 gigabytes (en este ejemplo, podríamos contratar la opción básica de 1 Gb.).
Nos aseguramos de que no haya nadie trabajando, y generamos la copia de la base de datos pulsando Crear Backup.
Confirmamos la copia y nos muestra una pantalla del sistema (normalmente con fondo negro) durante el tiempo que tarde en hacer la copia (pueden ser varios minutos dependiendo del tamaño de nuestros datos). No tocar nada durante el proceso.
Cuando termine, si todo ha ido bien, nos mostrará el tamaño de la copia, la fecha y la hora, y nos activará la opción de “Enviar al Servidor”.
El tamaño de la copia no coincide con el de la base de datos, son formatos totalmente distintos (aunque guarda mucha relación con dicho tamaño)
Pulsaremos la opción “Enviar al Servidor” y nos abrirá otra pantalla del sistema para enviar la copia de seguridad que acabamos de crear a la base de datos en la nube del hosting de XgestEvo.
Esto puede tardar bastante tiempo, dependiendo del tamaño de los datos y de la velocidad de subida de nuestra conexión a internet. No cerrar la pantalla del sistema ni tocar nada durante el proceso de envío de datos.
Si todo va bien, cuando termine de enviar la base de datos al servidor, nos mostrará el tamaño de la base de datos en el hosting.
Este tamaño tampoco tiene por qué coincidir con el tamaño de la base de datos local (hay diferencias de configuraciones de almacenamiento, registros borrados sin compactar, etc.), aunque tiene que ser parecido (normalmente será menor, debido a los registros borrados que no se restauran).
Si todo ha ido correctamente, es el momento de empezar a trabajar con la base de datos subida al servidor y desactivar la base de datos local.
Salimos de la aplicación.
Para mayor seguridad, si tenemos acceso al servidor, aconsejamos DESACTIVAR EL SERVIDOR LOCAL para que nadie se siga conectando por error y POR ERROR SE USEN LOS DOS SERVIDORES, lo que producirá inconsistencia de datos imposible de fusionar después.
Para desactivar el servidor local, podemos acceder a la pantalla de configuración de Servicios de Windows, localizamos el servicio MySQL5.
Accedemos pulsando <Doble Click> sobre el nombre y nos parece la pantalla de propiedades:
Pulsamos Detener para pararlo, y una vez parado en Tipo de Inicio lo marcamos como Deshabilitado.
Con esto no se podrá acceder al servicio, pero quedan todos los datos y se puede reactivar de ser necesario.
Ahora tenemos que configurar todos los puestos que usen XgestEvo para que acceda a la base de datos que hemos migrado al hosting.
Cuando arranquemos XgestEvo, si hemos desactivado el servidor de base de datos, no podrá conectar y nos mostrará la pantalla de configuración de acceso a la base de datos.
Configuraremos los datos de acceso con nuestros datos de acceso al hosting:
En la dirección del servidor pondremos la clave de nuestro hosting.
Como identifica que es una clave de hosting, ya no es necesario introducir la base de datos, puerto, etcétera (los aplica automáticamente), por lo que los oculta y ya solo nos pide la contraseña.
Introducimos la contraseña recibida junto con la clave del hosting y pulsamos Comprobar Conexión.
Si todo está bien, nos dirá que la conexión está correcta y se saldrá.
Volvemos a arrancar la aplicación y ya debe mostrarnos la pantalla de conexión.
Entramos con nuestro usuario y contraseña habituales y revisamos, los datos serán los mismos que los del servidor local que hemos cambiado.
Hacemos esto en cada puesto que usemos.
A partir de ahí ya no son necesarios el envío local de IP ni abrir puertos en los routers para acceder desde otra localización.
Sí que podemos hacer copias de seguridad de forma manual cuando lo deseemos.
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